1. Bapak Djohan Hidajat (Sekretaris),
2. Bapak Bambang Pudjo Lahatyo (Bendahara),
3. Bapak Mustofa Kamal (Ketua Bidang 1 - Umum, Keanggotaan, dan Organisasi),
4. Ibu Wismaningsih (Personil Bidang 1),
5. Bapak Djoko Parmanto (Personil Bidang 1), dan
6. Bapak Arus Horizon (Personil Bidang 3- Usaha dan Pendayagunaan Kompetensi Anggota).
 |
| Peserta Rapat |
Agenda:
1. Kesekretaritan: Dokumentasi, Peralatan, dan Personil, serta Audiensi ke para personil Pembina;
2. Bidang 1: Kartu Tanda Anggota dan Pendataan;
3. Bidang 3: Koperasi IPPU.
Hasil:
1. Kesekretariatan, ada 3 bahasan pokok, yaitu: dokumentasi, peralatan kantor, dan tenaga pendukung administrasi.
1.1 Dokumentasi
Arsip IPPU sejak pembentukan sampai dengan sekarang sudah berpindah sebanyak 2 kali: dari Kantor Politeknik Pekerjaan Umum Tembalang ke Sekretariat IPPU di Gajahmungkur dan dari Sekretariat ke tempat lain selama sekretariat direnovasi. Saat berpindah dari Tembalang ke Sekretariat di GAjahmungkur arsip tersebut belum sempat ditata kembali sudah dipindah lagi ke tempat yang tidak diketahui oleh perenovasi kantor. Arsip ini sekarang tidak diketahui keberadaannya. Arsip itu terdiri dari arsip IPPU Wilayah Jawa Tengah sejak proses pembentukannya dan arsip Koperasi IPPU Wilayah Jawa Tengah Paramarta Derma Bawera juga sejak pembentukannya. Pelacakan sampai saat ini belum membuahkan hasil.
1.2 Peralatan
a. Diketahui bahwa penyebab arsip hilang adalah salah satunya karena IPPU Wilayah masih memakai lemari arsip pinjam dari BBWS Pemali Juana. Ketika lemari itu diambil lagi oleh petugas maka keberadaannya menjadi tidak terlacak. Arsip itu akan aman jika disimpan dalam lemari arsip milik IPPU Wilayah Jawa Tengah sendiri;
b. Peralatan yang mendesak dipenuhi adalah komputer dan ekosistemnya. Diketahui bahwa pemekerjaan tenaga administrasi tidak efektif manakala komputer itu tidak dipunyai. Administrasi sampai saat ini diproses dengan komputer pribadi para personil pengurus inti.
1.3 Tenaga pendukung administrasi
Kegiatan yang dilakukan terkait dengan pendataan sampai saat ini tidak berlangsung dengan cepat karena dikerjakan sendiri oleh personil pengurus. Keberadaan tenaga pendukung menjadi kebutuhan untuk mempercepat pendataan. Tenaga pendukung yang pernah ada saat ini sudah tidak efektif.
1.4 Audiensi ke personil Pembina
Audiensi dilakukan untuk mengenal personil Pembina. Pengenalan semestinya membuahkan hasil berupa komitmen tertulis dari Pembina ke IPPU Wilayah Jawa Tengah. Oleh karena itu setiap audensi ke Pembina seharusnya membuahkan suatu Memorandum Saling Pengertian.
2. Bidang 1:
2.1 KTA (Kartu Tanda Anggota) jika dimungkinkan akan disatukan dengan kartu isi ulang (tapCash, e-Money, Brizzi, Flazz). Informasi tentang tata cara menerbitkannya harus disurvai ke bank-bank penerbit;
2.2 Beberapa anggota yang sudah meninggal maka keanggotaannya beralih ke janda/dudanya nya. Jika janda/duda dimaksud juga sudah meninggal maka keanggotaannya dengan sendirinya hilang. Pemutakhiran data berkenaan dengan ke-meninggal dunia-an perlu dilakukan terus menerus.
3. Bidang 3:
3.1 Arsip yang tak jelas keberadaannya termasuk juga arsip koperasi;
3.2 Rapat Anggota Tahunan belum pernah dilakukan. Ini merupakan rencana tindak yang paling mendesak agar grade dari koperasi IPPU tidak menurun.
Di tengah rapat Bendahara (Bapak BAmbang Pudjo) menemukan sebagian arsip IPPU di gudang. Secara sekilas ada beberapa arsip yang hilang.
Keputusan:
1. Kesekretariatan
1.1 Sekretaris akan memeriksa arsip yang masih dapat diselamatkan. Jika kurang maka yang tersimpan secara elektronik akan dicetak kembali untuk melengkapinya;
1.2. Ketua memerintahkan untuk melengkapi peralatan dengan tindakan pengadaan peralatan baru, yaitu: lemari arsip (plastik), keyboard, mouse dan monitor komputer. Bapak Arus Horizon dan Sekretaris akan melakukan pengadaan itu;
1.3 Tenaga pendukung administrasi akan diadakan setelah peralatan lengkap. Kualifikasi tenaga itu adalah personil yang membantu mengurus kantin dan tahu mengoperasikan komputer untuk membuat dokumen;
1.4 Kunjungan audiensi ke para kepala balai selaku personil Pembina akan diawali dengan mengirimkan draft Memorandum Saling Pengertian. Sekretaris menyiapkan draft tersebut.
2. Bidang 1:
2.1 Sekretaris akan melakukan survai tentang penerbitan kartu tapCash, paling tidak mengenai jumlah minimal, harga satuan, dan lama pembuatan/penerbitan. Sementara itu Ketua Bidang 1 akan memeriksa kembali data anggota yang akan dibuat KTAnya. Ketua memutuskan KTA untuk personil pengurus inti akan dibuat paling awal;
2.2 Bidang 2 akan selalu memutakhirkan data para anggota. Hasil pemutakhiran akan dicetak sesuai format yang ada.
3. Bidang 3:
Bidang 3 akan merealisasikan langkah langkah berikut ini:
1. Inventarisasi, identifikasi dan melengkapi kembali dokumen standar koperasi yang harus dimiliki;
2. Merealisasikan simpanan wajib bulanan anggota koperasi tahun 2024 @ Rp 50.000/bln;
3. Melaksanakan Rapat Pengurus dan Anggota Koperasi Th.2024;
4. Menyelesaikan Berita Acara Pinjam Pakai Aset dari IPPU kepada Koperasi;
5. Melaporkan pendapatan pengelolaan kantin periode Desember 2023 zd Agustus 2024, utk operasional kantin sempat vacum dari bln Feb sd Maret 2024, krna gedung direnovasi. Pd bln2 tsb tdk ada pemasukan atau pendapatan.
6. Menyelenggarakan studi banding di Koperasi Alste Semarang Hari Rabu, 25 September 2024.
Rapat ditutup pukul 12:50 Lanjutannya...
